Explain voucher entry and various type of voucher used in accounting.

वाउचर एंट्री (Voucher Entry)
वाउचर एंट्री का अर्थ है अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर (जैसे टैली) या अकाउंट बुक में किसी लेन-देन को रिकॉर्ड करना। वाउचर एक प्रकार का दस्तावेज़ है, जो किसी वित्तीय लेन-देन का प्रमाण होता है। इसका उपयोग विभिन्न प्रकार के लेन-देन, जैसे भुगतान, रसीद, खरीद, बिक्री, आदि को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।

अकाउंटिंग में वाउचर के प्रकार

अकाउंटिंग में वाउचर को मुख्य रूप से उनके उपयोग के आधार पर विभिन्न श्रेणियों में बाँटा गया है। नीचे विभिन्न प्रकार के वाउचर और उनके उपयोग का विवरण दिया गया है:

1. पर्चेज वाउचर (Purchase Voucher)

• उपयोग: जब कोई व्यवसाय वस्तुओं या सेवाओं को खरीदता है।
• उदाहरण: किसी सप्लायर से माल खरीदने का रिकॉर्ड करना।
• एंट्री:
  • डेबिट: ख़रीद खाता (Purchase Account)
  • क्रेडिट: सप्लायर खाता (Supplier Account)

2. सेल्स वाउचर (Sales Voucher)

• उपयोग: जब व्यवसाय वस्तुओं या सेवाओं को बेचता है।
• उदाहरण: किसी ग्राहक को माल बेचने का रिकॉर्ड।
• एंट्री:
  • डेबिट: ग्राहक खाता (Customer Account)
  • क्रेडिट: बिक्री खाता (Sales Account)

3. पेमेंट वाउचर (Payment Voucher)

• उपयोग: जब व्यवसाय किसी को भुगतान करता है।
• उदाहरण: बिजली का बिल चुकाना, किराया देना।
• एंट्री:
  • डेबिट: खर्च खाता (Expense Account)
  • क्रेडिट: नकद या बैंक खाता (Cash/Bank Account)

4. रसीद वाउचर (Receipt Voucher)

• उपयोग: जब व्यवसाय को नकद या बैंक के माध्यम से पैसे मिलते हैं।
• उदाहरण: ग्राहक से भुगतान प्राप्त करना।
• एंट्री:
  • डेबिट: नकद या बैंक खाता (Cash/Bank Account)
  • क्रेडिट: ग्राहक खाता (Customer Account)

5. जर्नल वाउचर (Journal Voucher)

• उपयोग: ऐसे लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए, जो किसी अन्य वाउचर में फिट नहीं होते।
• उदाहरण: डिप्रिशिएशन, प्रोविजन एंट्री, या किसी गलती को सुधारना।
• एंट्री:
  • लेन-देन की प्रकृति के अनुसार डेबिट और क्रेडिट।

6. कॉन्ट्रा वाउचर (Contra Voucher)

• उपयोग: नकद और बैंक से जुड़े आंतरिक लेन-देन के लिए।
• उदाहरण: नकद से बैंक में पैसा जमा करना या बैंक से नकद निकालना।
• एंट्री:
  • डेबिट: बैंक खाता (Bank Account)
  • क्रेडिट: नकद खाता (Cash Account)

7. डेबिट नोट वाउचर (Debit Note Voucher)

• उपयोग: जब व्यवसाय किसी सप्लायर को माल की वापसी करता है।
• उदाहरण: दोषपूर्ण माल की वापसी।
• एंट्री:
  • डेबिट: सप्लायर खाता (Supplier Account)
  • क्रेडिट: ख़रीद खाता (Purchase Account)

8. क्रेडिट नोट वाउचर (Credit Note Voucher)

• उपयोग: जब व्यवसाय ग्राहक से माल की वापसी स्वीकार करता है।
• उदाहरण: ग्राहक द्वारा दोषपूर्ण माल की वापसी।
• एंट्री:
  • डेबिट: बिक्री खाता (Sales Account)
  • क्रेडिट: ग्राहक खाता (Customer Account)

9. मेमो वाउचर (Memo Voucher)

• उपयोग: अस्थायी लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए।
• यह वाउचर मुख्य रूप से रिफरेंस के लिए होता है और इसे अकाउंट में पोस्ट नहीं किया जाता।

10. रिवर्स जर्नल वाउचर (Reversing Journal Voucher)

• उपयोग: किसी अस्थायी एंट्री को अगले दिन रिवर्स करने के लिए।
• यह आमतौर पर समायोजन (Adjustment) के लिए उपयोग किया जाता है।

निष्कर्ष:

वाउचर एंट्री से व्यवसाय अपने सभी वित्तीय लेन-देन का सटीक रिकॉर्ड रख सकते हैं। प्रत्येक प्रकार का वाउचर एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए बनाया गया है, जिससे लेन-देन का वर्गीकरण और रिपोर्टिंग आसान हो जाती है। टैली जैसे सॉफ्टवेयर में वाउचर एंट्री प्रोसेस को बहुत सरल और कुशल बना दिया गया है।